So lernen Sie Arbeit richtig zu delegieren

01.07.2019
Vor dem Urlaub jeden Abend länger bleiben und sich dann mit vierzehn Seiten Übergabe von den Kollegen verabschieden? Delegieren können viele nicht besonders gut. Es lässt sich aber lernen.
Wer Arbeit an Kollegen oder Mitarbeiter abgibt, sollte mit kleinen Aufgaben anfangen. Und immer bedenken: Derjenige, der To-dos übernimmt, kann sie nur so gut machen, wie die Übergabe war. Foto: Christin Klose
Wer Arbeit an Kollegen oder Mitarbeiter abgibt, sollte mit kleinen Aufgaben anfangen. Und immer bedenken: Derjenige, der To-dos übernimmt, kann sie nur so gut machen, wie die Übergabe war. Foto: Christin Klose

Münster (dpa/tmn) - «Ich habe keine Zeit, das jemandem zu erklären», «Am Ende habe ich mehr Arbeit, als wenn ich es selbst mache» - die Hürden, Aufgaben im Job aus der Hand zu geben, sind hoch. Doch alle haben genug To-dos, die es zu delegieren lohnt.

Warum es dennoch so schwerfällt, und wie Berufstätige das überwinden, erklärt Wirtschaftspsychologin und Business-Coach Eva Schulte-Austum.

Warum ist es überhaupt wichtig, delegieren zu lernen?

Eva Schulte-Austum: Unser Arbeitsalltag wird immer komplexer, die Anforderungen steigen, und auch Themen wie agiles Arbeiten und flexibles Reagieren haben in letzter Zeit an Bedeutung gewonnen. Wir können nicht alles alleine schaffen, deshalb müssen wir Arbeit abgeben. Auch um Arbeitszeit produktiver zu nutzen, Stress und Überforderung zu reduzieren und mehr Zeit für Aufgaben zu haben, die wirklich wichtig sind.

Klingt gut. Was hindert uns daran, Arbeit abzugeben?

Schulte-Austum: In meiner Tätigkeit als Business-Coach habe ich dazu einige Erklärungen immer wieder gehört. Ich nenne sie Glaubenssätze - Mythen, die uns davon abhalten, zu delegieren. Im Grunde steckt dahinter die Schwierigkeit, Vertrauen zu schenken. Da tun sich gerade Deutsche schwer, wie ich festgestellt habe.

Was sind denn die gängigsten Mythen?

Schulte-Austum: Der erste dieser Glaubenssätze ist: «Vertrauen ist gut. Kontrolle ist besser.» Viele geben Aufgaben deshalb einfach nicht aus der Hand. Aber auch die Haltung, «Niemand macht es so gut oder so schnell wie ich» ist beliebt.

Daneben haben viele den Anspruch, dass ein Kollege oder Mitarbeiter erstmal in Vorleistung gehen muss, frei nach dem Motto «Vertrauen muss sich das Gegenüber erst verdienen». Andere wiederum denken «Misstrauen schützt vor schlechten Erfahrungen». Und sind zu skeptisch, etwas an andere abzugeben, damit sie am Ende nicht enttäuscht werden.

Sie sprechen auch von dem Mythos «Für Delegation habe ich keine Zeit». Was sind denn die besten Tipps, um diesen Irrglauben abzulegen?

Schulte-Austum: Ich muss schrittweise mit dem Delegieren anfangen. Also mit kleinen und leichten Aufgaben beginnen und das steigern, wenn ich merke, dass die Aufgaben souverän erledigt werden. Man sollte Delegieren nämlich nicht nur als Möglichkeit sehen, dass eigene Arbeitspensum zu reduzieren - sondern auch als Chance, andere Menschen weiterzuentwickeln.

Grundsätzlich ist es hilfreich, sich vor Augen zu halten, welche Vorteile es mit sich bringt, Aufgaben abzugeben. Die Fähigkeit zu vertrauen sollte man als Kompetenz sehen, um die eigene Arbeitskraft effektiv einzusetzen und gesteckte Ziele gemeinsam zu erreichen.

Was muss ich also ganz konkret machen?

Schulte-Austum: Klarheit erleichtert Delegieren. Stellen Sie sich regelmäßig die Frage: Welche der anstehenden Aufgaben kann auch jemand anderes erledigen? Am besten eigenen sich dafür einfache Projekte oder mehrere kleine Aufgaben, die zusammenhängen. Nur wenn Sie sich bewusst sind, welche Aufgaben Sie abgeben können, werden Sie es auch tun. Wer macht was bis wann? Das ist mitunter die wichtigste Frage, die Sie beantworten müssen.

Wenn ich an andere delegiere - wie viel Kontrolle muss dann sein?

Schulte-Austum: Am besten man macht sich klar: Übermäßige Kontrolle wirkt wie Misstrauen, und das gibt natürlich dem Mitarbeiter oder dem Kollegen ein schlechtes Gefühl. Man kommt in eine Negativspirale. Wichtig ist, von Beginn an möglichst viel Transparenz zu schaffen und darüber zu sprechen, wie viel Kontrolle oder Erläuterungen der jeweilige Kollege möchte. Ich frage also: «Was genau brauchst du von mir?» Und am Ende kann derjenige, der To-dos übernimmt, das auch nur so gut machen, wie die Einführung war. Dafür sollte man sich Zeit nehmen.

Literatur:

Eva Schulte-Austum: Vertrauen kann jeder: das Rezeptbuch für ein erfülltes Leben. Knaur Verlag 2019, 315 Seiten, 16,99 Euro, ISBN: 978 3426214350.

Webseite Eva Schulte-Austum


Verfasser: dpa-infocom GmbH

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