E-Mail Produktivität: Effizienz innerhalb der schriftlichen Kommunikation

02.04.2020
Zur schriftlichen Kommunikation gehören E-Mail als fester Bestandteil in einer modernen Firma bzw. einem Unternehmen. Sie sind für viele Prozesse essentiell wichtig. Innerhalb der E-Mail Produktivität spielen Themen wie die Vertretungsregelung, das 4-Augen-Prinzip oder einer Kopplung mit den modernen Collaboration Systemen eine große Rolle, damit die Produktivität beim Umgang mit den täglichen E-Mails optimiert wird.

Clevere Verbindungen herstellen

Bei der E-Mail Produktivität geht es darum, die E-Mails auch mit den Social Business Plattformen zu verbinden. Viele User müssen wechseln von Mac zu Windows und hier sind manche Clients sehr Mac-spezifisch und die Alternative zum besten Mac E-Mail Client ist gefragt. Auf den Vergleichsseiten finden sich die besten Windows-Alternativen und diese unterstützen auch POP3 und IMAP. Grundsätzlich waren die E-Mail-Kommunikationen bisher von den Plattformen des Social Business entkoppelt, jedoch ist das Zusammenspiel besonders wichtig. Die E-Mail Produktivität versucht also, innovative Möglichkeiten zu schaffen, um einen Mehrwert gerade im Bereich der Social Business Plattformen zu erzielen. Es gibt spezielle Programme diesbezüglich, die eine Ablage der E-Mail-Anhänge direkt in den Social Business Plattformen möglich machen. Auch andere automatisierte Prozesse mit einer intelligenten Klassifizierung für sämtliche geschäftliche Inhalte helfen, eine erhöhte Effizienz zu schaffen. Hierbei werden die Anhänge in den E-Mails durch Verweise auf die jeweilige Ablage und Links ersetzt. Die jeweiligen Mechanismen verhindert beispielsweise auch eine doppelte Anlage von gleichen Anhängen in den Systemen des Social Business. Außerdem sind die E-Mails spamfrei und virenfrei.

Vorteile der E-Mail Produktivität

Durch diese Methoden zur E-Mail Produktivität gibt es einige Vorteile. Durch die zentrale Ablage in allen Social Business Systemen werden Kosten und Zeit eingespart. Die Produktivität der Mitarbeiter wird verbessert und es gibt einen großen Mehrwert im Zusammenspiel zwischen Social Business und den E-Mails. Automatisierte Prozesse erleichtern die Arbeit und eine doppelte Ablage wird vermieden. Außerdem wird die Serverlast reduziert, wenn große Dateianhänge versendet werden. Auch eine regelbasierte E-Mail-Weiterleitung ist eine Möglichkeit, die E-Mail Produktivität zu steigern. Damit können E-Mails besser weitergeleitet und bearbeitet werden bei Urlaubssituationen oder Krankheit. Ob eine unvorhergesehene oder eine geplante Abwesenheit, die E-Mails sollten immer beantwortet werden. Oftmals stecken wichtige Anfragen dahinter, die einen sensiblen und vertraulichen Inhalt haben. Es sollten möglichst solche Inhalte nicht an die nicht autorisierten Mitarbeiter weitergeleitet werden. Das zentrale Abwesenheitsmanagement ist dabei wichtig. Es werden flexible Vertretungsregelungen eingeführt und ein zentrales Abwesenheitsmanagement hilft, die E-Mail Produktivität zu optimieren. So gelangen die Arbeitsabläufe nicht ins Stocken. Eine Klassifizierung ist automatisiert und somit gibt es die jeweilige Erkennung und Weiterleitung.

Fazit:

E-Mail Produktivität kann durch diverse Programme effizienter gestaltet werden. Die schriftliche Kommunikation in einem Unternehmen wird so erleichtert und optimiert. E-Mails sind ein fester Bestandteil der schriftlichen Kommunikation in einer Firma und so spielen die Kategorien Vertretungsregelung, Verbindung mit Social Business Plattformen oder ein optimiertes Abwesenheitsmanagement eine wichtige Rolle im Alltag. Dateianhänge werden optimiert, die Serverlast wird reduziert, das Zusammenspiel mit den Social Business Plattformen wird gefördert und weitere Vorgänge werden automatisiert. Durch die optimierenden Programme können E-Mails besser bearbeitet, weitergeleitet und geplant werden. Auch bei Urlaubs- oder Krankheitsabwesenheiten gibt es so eine Verbesserung er allgemeinen schriftlichen Kommunikation durch Geschäfts-E-Mails.

 


Verfasser: Redaktion

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